Klientu izpēte un klienta faila izveidošana ir viens no būtiskākajiem pasākumiem, kas jāveic visiem NILL TPFN likuma subjektiem. Tas ir nostiprināts likumā caur tādiem pienākumiem kā, piemēram, subjektam jāspēj pierādīt klienta identitāti un jānodrošina, ka klienta darījumi atbilst normatīvo aktu prasībām. Šajā publikācijā pieskarsimies klientu failu kārtošanas jautājumiem.
Lai efektīvi pildītu likuma prasības, jānodrošina, ka klientu izpētes rezultāti ir sistematizēti un tiek vienveidīgi kārtoti – tiek veidoti strukturēti klientu faili.
Pareizi organizēts klienta fails ir svarīgs, lai nodrošinātu vieglu piekļuvi visiem svarīgajiem klienta datiem un pārbaudīt tos. Tas atvieglo gan datu aktualizēšanu, gan kārtējās datu pārbaudes un darījumu uzraudzības veikšanu, gan uzraudzības institūciju pārbaudes gadījumā ļauj pierādīt likuma prasību izpildi.
Fails faktiski ir mape, kurā tiek glabāti attiecīgie materiāli. Atkarībā no subjekta un tā klientu darbības specifikas formāts var būt kā jaukts (gan papīrā, gan elektroniski), gan arī pilnībā elektroniskais. Svarīgi, ka subjektam jāsaglabā attiecīgo dokumentu oriģināli. Papīra failu veidošanas nepieciešamība saistāma ar to, vai ir iespējams nodrošināt visas informācijas apriti starp subjektu un tā klientiem pilnībā elektroniski.
Klienta fails tiek izveidots vēl pirms attiecīgais uzņēmums vai fiziskā persona kļūst par likuma subjekta klientu. Proti, sākotnējās identificēšanās un izpētes gaitā iegūtā informācija tiek apkopota un saglabāta klienta failā vēl pirms subjekta atbildīgā persona ir pieņēmusi lēmumu par sadarbības uzsākšanu. Tas palīdzēs, piemēram, pamatot atteikumu uzsākt sadarbību.
Lai klienta fails tiktu atbilstoši uzturēts, jānodrošina, ka klienta informācija tiek periodiski pārskatīta un atjaunota. Ja tiek konstatētas kādas neatbilstības reālajai situācijai, ir jāinformē klienti un jāveic pasākumi, lai precizētu novecojušos datus. Faila uzturēšanas un papildināšanas jautājumos jāvadās no paša subjekta pieņemtās NILLTPFN metodikas.
Visbeidzot, NILL TPFN likuma prasību izpildei vēlams visus veiktos pasākumus fiksēt klientu failos tieši tādēļ, lai ievērotu dokumentēšanas principu. Vairāk par dokumentēšanas principu varat izlasīt: https://nilln.lv/lv/blogs/kadi-ir-nill-tpfn-kontroles-pamatprincipi/
Visbiežāk, diskutējot par NILL TPFN regulējumu, tiek runāts par “likumā noteiktiem pienākumiem.” Bet vai tiešām veiksmīgai darbībai šajā jomā pietiek izlasīt likumu?
NILL TPFN likuma subjektu darbībai atbilstošus pakalpojumus var sniegt dažādi un savā starpā atšķirīgi subjekti.