Ar ko atšķiras dažādu subjektu iekšējās kontroles sistēmas?

NILL TPFN likuma subjektu darbībai atbilstošus pakalpojumus var sniegt dažādi un savā starpā atšķirīgi subjekti – gan fiziskās, gan juridiskās persona, gan mazie, gan lielie uzņēmumi. Turklāt ne vienmēr šie saimnieciskās darbības veicēji ir komersanti. Kā rīkoties katram no šiem pakalpojumu sniedzējiem, izstrādājot un īstenojot savu iekšējās kontroles sistēmu (IKS)?

Situācija, kad vienas un tās pašas grupas subjekti savstarpēji ir visai atšķirīgi nav raksturīga visām subjektu grupām. Piemēram, tas nav attiecināms uz kredītiestādēm vai apdrošināšanas komersantiem. Taču šāda situācija ir ārkārtīgi izplatīta tādās subjektu grupās kā ārpakalpojuma grāmatvedības un juridisko pakalpojumu sniedzēji. Proti, abus šos pakalpojumus var vienlīdz efektīvi sniegt kā fiziskās personas, tā arī komercsabiedrības. Tāpat arī darbības apmērs gan klientu skaita, gan projektu lieluma, gan ienākumu ziņā var būtiski atšķirties.

Lai saprastu, vai un kādas pastāv praktiskās un juridiskās atšķirības starp šo subjektu IKS, jāizvērtē šādi jautājumi:

1. IKS saturs un elementi;
2. paša riska novērtējums;
3. pasākumu īstenošanas apmērs.

NILL TPFN likuma 7. pantā ir noteikts IKS saturs, tostarp, šī panta pirmajā daļā ir uzskaitīti būtiskie jeb obligātie elementi. Šiem elementiem ir jābūt pilnvērtīgi ietvertiem jebkura subjekta IKS. Šos vienpadsmit punktus arī var uzskatīt par minimāli izvirzāmajām prasībām jebkurai IKS. Un pat vismazākais subjekts nevar veidot vienkāršāku IKS, kas neatbilst šīm prasībām. Nepieciešamību izveidot IKS, ietverot tajā visus elementus var raksturot šādi:

IKS mērķis ir “izķertu” visas kļūdas vai pārkāpimus, kas varētu rasties, līdz ar to IKS jābūt tādam, kas nodrošinās šī mērķa efektīvu sasniegšanu.

Piemērs:

A ir Latvijā dzīvojošais pašnodarbinātais grāmatvedis.

B ir Latvijā reģistrētās SIA valdes loceklis un vienīgais dalībnieks.

SIA nodrošina ārpakalpojuma grāmatvedību, attiecīgos darbus pilda pats B.

Šādā gadījumā redzams: gan A, gan SIA pieder pie vienas un tās pašas subjektu grupas. Šo subjektu grupu uzrauga Valsts ieņēmumu dienests. Gan A, gan SIA ir pienākums izveidot IKS saskaņā ar NILL TPFN likuma 7. panta prasībām, kā arī ievērot uzraudzības institūcijas praksē nostiprinātas papildus prasības u. tml.

Tomēr tas vēl nenozīmē, ka visu subjektu IKS ir jābūt identiskām. Tas ir saistīts ar diviem apstākļiem:

1. IKS tiek veidots, ņemot vērā veikto paša riska novērtējumu;
2. IKS saskaņā ar NILL TPFN likumu ir pasākumu kopums nevis tikai dokumentu komplekts.

Sagatavojot NILL TPFN metodiku jāņem vērā identificētie valsts un nozares riski, ka arī savas darbības veidu un apmēru. Šajā riska novērtējumā varētu tikt ietverti arī paredzamais klientu loks un citi attiecīgā pakalpojuma sniedzēja specifiskie raksturlielumi. Labākai izpratnei apskatīsim vēl vienu abstraktu piemēru.

Piemērs:

A ir Latvijā reģistrēts mikrouzņēmums, kas sniedz grāmatvedības pakalpojumus, pastāvīgi apkalpojot 5 Latvijā reģistrētus mazos uzņēmumus, kuru ilgstošie dalībnieki, valdes locekļi un patiesie labuma guvēji (PLG) ir Latvijas pilsoņi. A neplāno paplašināt klientu loku.

SIA ir mazais uzņēmums, kas nodrošina ārpakalpojuma grāmatvedību 15 citiem Latvijā reģistrētiem maziem uzņēmumiem, kuriem regulāri mainās dalībnieku un valdes sastāvs, kā arī PLG. Starp šīm personām ir ārzemnieki no trešajām valstīm, tostarp augsta riska jurisdikcijām. SIA aktīvi meklē un uzņem jaunus klientus.

Šādā gadījumā redzams, ka, lai arī abi pakalpojuma sniedzēji darbojas vienā un tajā pašā nozarē, tomēr to riski ir atšķirīgi. Veidojot IKS nepieciešams ievērot riskos balstītu pieeju un paredzēt papildus pasākumus vislielākā riska aspektos. SIA gadījumā tas nozīmē, ka nepieciešams stiprināt identifikācijas un regulārās izpētes mehānismus, kā arī jāpievērš lielāka uzmanība jurisdikcijas un sankciju jautājumiem.

Savukārt, gadījumā, ja SIA vietā būtu akciju sabiedrība (A/S), iespējams, būtu pamats ne vien izdarīt īpašu uzsvaru uz noteiktiem pasākumiem un to veikšanas apmēru, bet gan vērtēt nepieciešamību izstrādāt plašāku un sarežģītāku IKS ar citiem papildus elementiem. Tas sasaucas ar darbības apmēru un tam atbilstošas IKS izstrādes pienākumu.

Analoģiski ir arī ar tiem pasākumiem, kas vērsti uz IKS noteikumu izpildi. Vispārīgi, jo lielāks ir uzņēmums un tam pieejamie resursi, jo lielāka uzmanība būtu jāvelta darbinieku biežākām apmācībām, tehnoloģisko risinājumu ieviešanā, IKS pilnveidošanā u. tml. Attiecībā uz riskantākiem aspektiem lieluma kritērijs gan nav izšķirošs, proti, identificētie riski ir jāuzrauga detalizētāk neatkarīgi no subjektam pieejamie resursiem.

Kategoriski nepareizi būtu nonākt pie secinājuma, ka, ja reiz SIA nav A/S, tad arī IKS tai varētu būt vienkārša vai pat tikai formāla, jo tai taču neesot tik liels darbības apmērs.

IKS jebkurā gadījumā ir jābūt tādai, lai “izķertu” visus iespējamos noziedzīgi līdzekļu legalizācijas mēģinājumus, kas ir saprātīgi paredzami, ņemot vērā visu iepriekš minēto. Tādējādi gan dažādu lielumu SIA, gan A/S, gan arī pašnodarbinātajiem jāparedz visi nepieciešamie instrumenti, lai nodrošinātu NILL TPFN likuma prasību izpildi.

Atšķirība ir tāda, ka dažādiem subjektiem piemītošais risks to specifikas dēļ ir atšķirīgs, līdz ar to arī uzsvari var mainīties. Tas ir jāatspoguļo attiecīgā subjekta IKS, paturot prātā, ka tajā jebkurā gadījumā jābūt visiem minimālajiem elementiem. Savukārt papildus elementi un uzsvari liekami atbilstoši veiktajam risku izvērtējumam un citiem vērā ņemamiem apstākļiem.