Kuri NILLTPFN procesi ir obligāti dokumentējami?
Katram NILLTPFN likuma subjektam jāizstrādā, jāievieš un jādokumentē iekšējās kontroles sistēma. Kas ir ietverts šajos procesos?
- Iekšējās kontroles sistēmas izstrāde un dokumentēšana
- Politikas un procedūras, lai novērstu nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanu, terorisma finansēšanu un ieroču izplatīšanu.
- Šie dokumenti jāapstiprina augstākajai vadībai, vai personai, kurai piešķirtas šādas pilnvaras.
- Jāparedz gan profilaktiski pasākumi, gan reaģēšanas mehānismi.
- Riska novērtējums un tā dokumentēšana
Likuma subjektiem jāveic un jādokumentē visaptverošs riska novērtējums, kas ietver:
- Klienta rezidences (reģistrācijas) valsts riski
- Klienta saimnieciskā vai personiskā darbība
- Izmantotie produkti un pakalpojumi
- Piegādes kanāli (fiziska vai digitāla klātbūtne)
- Darījumu apjoms, veids un biežums
Šis novērtējums jāatjauno vismaz reizi 18 mēnešos vai biežāk, ja apstākļi mainās.
- Iekšējās kontroles efektivitātes novērtējums
Reizi 18 mēnešos jāveic un jādokumentē iekšējās kontroles sistēmas efektivitātes izvērtējums, tajā skaitā:
- Novērtējums par politiku un procedūru efektivitāti
- Identificētie trūkumi un uzlabojumu plāni
- Veiktie vai plānotie korektīvie pasākumi
- Informācijas pieprasījumu un saņemšanas dokumentēšana
Lai novērstu informācijas sistēmu ļaunprātīgu izmantošanu:
- Jādokumentē visi informācijas pieprasījumi (piemēram, uz VID vai citām iestādēm) un saņemtā informācija
- Jānodrošina šīs informācijas izmantošana tikai likumā paredzētajiem mērķiem
- Klientu izpētes dokumentēšana
Likuma subjektiem ir jāglabā visi ar klientu izpēti saistītie dati:
- Klienta identifikācijas dati un dokumentu kopijas
- Informācija par iekšzemes un starptautiskajiem darījumiem
- Izpētes un analīzes rezultāti
- Elektroniskās identifikācijas un sertifikācijas informācija
- Darījumu uzraudzības un maksājumu dokumentēšana
Katram darījumam, ko veic klients, jābūt izsekojamam:
- Dokumentēt darījumu mērķus un būtību
- Glabāt informāciju par klienta maksājumiem
- Uzraudzības gaitā iegūtā informācija jāapkopo strukturēti
- Klientu komunikācijas dokumentēšana
Svarīga daļa no uzraudzības procesa ir saziņa ar klientu:
- Jādokumentē sarakste ar klientu, tostarp e-pasta ziņojumi
- Šī informācija kalpo kā pierādījums lēmumu pieņemšanā vai risku identificēšanā
NILLTPFN dokumentācija nav tikai formāls pienākums – tā ir drošības garantija. Tā palīdz uzņēmumam pierādīt, ka tas rīkojies atbilstoši normām, un pasargā no potenciāliem riskiem.
NILLTPFN metodikas, apmācības un risku pārvaldība
NILLTPFN pakalpojumu sniedzējiem ir svarīgi nodrošināt, ka viņu klienti un darījumi ir atbilstoši starptautiskajiem un vietējiem noteikumiem. Mūsu iekšējās kontroles sistēma palīdz uzņēmumiem efektīvi pārvaldīt riskus un nodrošināt atbilstību regulējumam.
Abonēt IKS metodikas, subjektu apmācības: NILLN.LV IKS komplekti
Reģistrēties bez maksas: PARTNERsafe risku pārvaldības platforma
