Vai atbildīgajam darbiniekam par NILLTPFN ir tiesības kopēt personu apliecinošus dokumentus?
Atbildīgajam darbiniekam, kas veic Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas novēršanas (NILLTPFN) likuma prasību izpildi, ir tiesības kopēt personu apliecinošus dokumentus, pamatojoties uz šādiem tiesiskajiem aspektiem:
- NILLTPFN likuma 12. pants:
- Šajā pantā noteikts, ka fiziskas personas identitātes pārbaude ir jāveic, izmantojot personu apliecinošu dokumentu, piemēram, pasi vai personas apliecību. Lai nodrošinātu pārbaudes pierādījumu un atbilstību prasībām, nepieciešams saglabāt dokumenta kopiju.
- NILLTPFN likuma 28. pants:
- Minētais pants nosaka, ka likuma subjektiem (piemēram, uzņēmumiem vai organizācijām, kas pakļautas NILLTPFN regulējumam) ir tiesības pieprasīt klienta izpētei nepieciešamos dokumentus un informāciju. Dokumentu kopijas un cita klienta izpētes gaitā iegūtā informācija ir jāuzglabā vismaz piecus gadus pēc darījuma attiecību izbeigšanas.
Dokumentu kopēšanas ierobežojumi un datu aizsardzība
Lai gan darbiniekam ir tiesības kopēt personu apliecinošus dokumentus, šīs tiesības ir jāizmanto, ievērojot šādus principus:
- Minimālais nepieciešamības princips:
- Dokumenta kopēšana tiek veikta tikai tik daudz, cik nepieciešams konkrētā procesa izpildei. Papildu informācijas kopēšana, kas nav tieši saistīta ar likuma izpildi, ir jāizvairās.
- Konfidencialitātes un drošības nodrošināšana:
- Visi iegūtie dati, ieskaitot dokumentu kopijas, tiek apstrādāti un uzglabāti drošā vidē, ievērojot Vispārīgās datu aizsardzības regulas (GDPR) prasības. Tas nozīmē, ka jānodrošina piekļuves ierobežojumi un datu aizsardzības pasākumi.
Kā pareizi izskaidrot klientam dokumentu kopēšanas nepieciešamību?
Lai veidotu pozitīvu un profesionālu sadarbību ar klientu, ir būtiski skaidri un lietišķi izskaidrot dokumentu kopēšanas nepieciešamību, balstoties uz šādiem principiem:
- Likuma prasību izpilde:
- Informējiet klientu, ka dokumentu kopēšana ir nepieciešama, lai izpildītu Latvijā spēkā esošās normatīvo aktu prasības. Piemēram:
- Saskaņā ar NILLTPFN likumu mums ir pienākums identificēt klientus un saglabāt personu apliecinošu dokumentu kopijas. Tas palīdz nodrošināt, ka mūsu sadarbība atbilst visām juridiskajām prasībām un tiek veikta droši.
- Datu aizsardzības garantijas:
- Pārlieciniet klientu, ka viņa dati tiks apstrādāti konfidenciāli un netiks izmantoti citiem nolūkiem:
- Visi jūsu dati tiek apstrādāti stingri saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasībām. Mēs rūpējamies par jūsu privātumu un nodrošinām datu drošību.
- Dokumentu uzglabāšanas termiņi:
- Informējiet klientu, ka kopijas tiks uzglabātas tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams pēc likuma:
- Dokumentu kopijas tiks uzglabātas piecus gadus pēc darījuma attiecību izbeigšanas, kā to paredz likums. Pēc šī termiņa dati tiks dzēsti.
- Skaidrojums par procesa mērķi:
- Uzsveriet, ka šis process palīdz nodrošināt drošu sadarbību un aizsargā klientu no iespējamiem riskiem:
- Šis ir svarīgs solis, lai nodrošinātu, ka mūsu sadarbība ir droša un atbilst visām juridiskajām prasībām. Tas arī palīdz novērst riskus, kas varētu rasties, sadarbojoties ar nesankcionētām vai aizdomīgām personām.
Atbildīgajam darbiniekam ir tiesības kopēt klienta personu apliecinošus dokumentus, ievērojot normatīvos aktus un GDPR prasības. Korekti un pārdomāti izskaidrojot šo procesu klientam, iespējams ne tikai izpildīt likuma prasības, bet arī uzturēt profesionālas attiecības un veidot klienta uzticību.
