Iekšējās kontroles sistēmas atjaunošana – ko tas nozīme likuma subjektiem?

Iekšējās kontroles sistēmas atjaunošana – ko tas nozīme likuma subjektiem?

Iekšējā kontroles sistēma (IKS) NILLTPFN likuma subjektiem nav “vienreiz uzrakstāms” dokuments, ko var ielikt mapē un aizmirst. Tā ir dzīva sistēma, kas mainās kopā ar uzņēmumu, tā klientiem, darījumu struktūrām un – īpaši būtiski – normatīvās vides izmaiņām. Tāpēc arī IKS atjaunošana ir ne tikai prasība, bet arī būtisks instruments riska pārvaldībā un uzņēmuma ilgtspējā.

Kas ir IKS atjaunošana?

Iekšējās kontroles sistēmas atjaunošana nozīmē:

• esošo politiku, procedūru, risku novērtējumu un pielikumu pārskatīšanu;
• to pielāgošanu aktuālajiem likuma grozījumiem;
• uzņēmuma darbības realitātes (pakalpojumu groza, klientu loka, darījumu modeļa) pārskatīšanu;
• darbinieku informēšanu un apmācību par izmaiņām.

Savā būtībā tā ir IKS pielāgošana jaunajiem apstākļiem, kuras neievērošana rada ne tikai risku, bet arī sodus.

Kad IKS jāatjauno?

Saskaņā ar labās prakses vadlīnijām un tiesību aktiem, IKS jāatjauno:

• ja notiek būtiskas izmaiņas likumdošanā, piemēram, tiek pieņemtas jaunas prasības vai precizētas esošās;
• uzsākot jaunu darbības virzienu, piemēram, ienākot ārējos tirgos vai piedāvājot jaunus pakalpojumus;
• mainoties uzņēmuma struktūrai, īpašniekiem, valdei, patiesajiem labuma guvējiem (PLG);
• saņemot norādes no uzraugošajām iestādēm (piemēram, FID vai VID);
• reizi gadā, kad pārskata uzņēmuma pašriskus un klientu risku novērtējumu.

IKS atjaunošanas saturs – kas jāizvērtē un jāmaina?

1. Likumu un vadlīniju izmaiņas
   Ne vienmēr viss ir obligāts – bet jāzina, kas ir rekomendējošs, un kas noteicošs. Piemēram, NILLTPFN likuma 6. pants nosaka, ka jāņem vērā arī nacionālie un ES riska novērtējumi. Neņemšana vērā var radīt ne tikai formālus pārkāpumus, bet arī reālu nespēju atpazīt būtiskus riskus – piemēram, sankciju apiešanas mēģinājumus.
2. Pašriska izvērtējums
   • Kas esam mēs? Kādi ir mūsu pakalpojumi, klienti, darījumi, īpašnieki?
   • Vai mūs ietekmē kādi sankciju riski? Vai mūsu klienti darbojas augsta riska jurisdikcijās?
   • Vai esam spējīgi identificēt “sarežģītus darījumus” vai “slēptus PLG”?
3. Klientu riska novērtējums un izpēte
   • Vai mūsu klienti ir pazīstami?
   • Vai tiem ir loģiski darījumu pamatojumi?
   • Vai tiek izmantoti konti ārpus Latvijas?
   • Vai ir pieprasīta informācija no VID?
   • Vai pārbaudām sankciju sarakstus?
4. Dokumentu aktualizēšana
   
   • Ja izmaiņas ir būtiskas, jāraksta no jauna.
   • Ja izmaiņas ir konkrētos punktos, IKS var papildināt vai grozīt.
5. Apmācības
   • Apmācību grafiks jāatjauno pie normatīvo aktu grozījumiem.
   • Jauns darbinieks jāapmāca pirmā mēneša laikā no darba uzsākšanas.
   • Jāieceļ persona, kas atbildīga par apmācībām.
   • Dokumentācija: apmācību žurnāli, sertifikāti.

Mainoties normatīvajai videi, uzņēmuma struktūrai vai riska profilam, iekšējās kontroles sistēma ir sistemātiski jāpārskata un jāpielāgo. Pretējā gadījumā pastāv ievērojams risks neatbilstībām, normatīvu pārkāpumiem, iespējamiem sodiem un reputācijas zaudējumam. Savukārt regulāri uzturēta un aktuāla IKS kalpo kā efektīvs aizsardzības mehānisms, nevis tikai formāla dokumentācija.

Pieteikt: obligātu apmācību cikls

NILLTPFN metodikas, apmācības un risku pārvaldība

NILLTPFN pakalpojumu sniedzējiem ir svarīgi nodrošināt, ka viņu klienti un darījumi ir atbilstoši starptautiskajiem un vietējiem noteikumiem. Mūsu iekšējās kontroles sistēma palīdz uzņēmumiem efektīvi pārvaldīt riskus un nodrošināt atbilstību regulējumam.

Pieteikt: iekšējās kontroles sistēma

Abonēt IKS metodikas, subjektu apmācības: NILLN.LV IKS komplekti
Reģistrēties bez maksas: PARTNERsafe risku pārvaldības platforma