Kā pareizi arhivēt dokumentāciju NILLTPFN subjektiem?

Kā pareizi arhivēt dokumentāciju NILLTPFN subjektiem?

NILLTPFN subjekti ikdienā uzkrāj ievērojamu apjomu jutīgas dokumentācijas — klientu izpētes materiālus, risku novērtējumus, darījumu uzraudzības ierakstus un iekšējās kontroles procedūru dokumentus.

Tomēr praksē tieši dokumentu arhivēšana bieži ir vājā vieta — mapes nav strukturētas, dokumenti glabājas e-pastos, tiek ignorēti glabāšanas termiņi vai trūkst skaidri noteiktas atbildības. Lai izvairītos no administratīvajiem riskiem un nodrošinātu sakārtotu vidi, uzņēmumam ir jāievieš skaidra un droša arhivēšanas sistēma.

1. Kas jāglabā? Galvenās dokumentu grupas

NILLTPFN likums nosaka pienākumu glabāt šādus dokumentus:

• Klienta izpētes dokumentus: identifikācijas materiālus, patieso labuma guvēju datus, komunikāciju, riska profilu un aktualizācijas pierakstus.
• Darījumu un monitoringa informāciju: transakciju pārskatus, monitoringa rezultātus, pieprasītos papildu dokumentus.
• Iekšējās kontroles sistēmas materiālus: iekšējos noteikumus, apmācību reģistrus, risku novērtējumu.
• Ziņojumus iestādēm: STR ziņojumus, VID iesniegto informāciju, iekšējos ziņojumus par aizdomīgiem darījumiem.

Ja rodas šaubas, vai dokuments ir jāglabā, — labāk saglabāt. Pārbaudēs svarīgāk ir pierādījumi, nevis minimālisms.

2. Cik ilgi dokumenti jāglabā?

Likums nosaka minimumu:

• 5 gadi pēc klienta attiecību vai darījuma pabeigšanas.

Praktiski ieteicams:

• 7 gadi, sekojot grāmatvedības praksei;
• 10 gadi, ja uzņēmums strādā augsta riska sektorā vai apkalpo augsta riska klientus.

Ilgāks glabāšanas termiņš ir noderīgs situācijās, kad tiek veikta atkārtota pārbaude vai nepieciešams sniegt pierādījumus tiesvedībā.

3. Digitālā vai fiziskā arhivēšana?

Digitālā arhivēšana ir mūsdienīgs un drošs risinājums. Tā nodrošina ērtu meklēšanu, klasifikāciju, automātiskus dublējumus un mazāku telpas patēriņu.

Nepieciešams: piekļuves tiesību sadalījums, šifrēšana, rezerves kopijas un droša servera vide.

Fiziskā arhivēšana nepieciešama tikai izņēmuma gadījumos, un tai jānotiek slēgtā, kontrolētā un ugunsdrošā vidē.

4. Kā veidot pārskatāmu arhīvu?

Visefektīvākā metode — dokumentu sakārtošana pēc gada + klienta + dokumenta tipa. Ieteicams izmantot kodus, lai failu nosaukumi būtu skaidri un viennozīmīgi.

5. Atbildība uzņēmumā

Par metodiku atbild NILLTPFN speciālists, bet praktisko arhivēšanu veic norādīta persona (atbilstības, datu aizsardzības speciālists, arhivārs vai administrācija). Šim pienākumam jābūt skaidri noteiktam iekšējās politikas dokumentos.

6. Kā VID vērtē arhīvu pārbaudes laikā?

VID galvenais fokuss ir:

• dokumentu pilnīgums,
• sakārtota un ātri pieejama struktūra,
• datu drošība un piekļuves kontrole,
• konsekvence un pierādāma dokumentu vēsture.

Sakārtots arhīvs vienmēr atstāj profesionālu iespaidu un būtiski samazina atbilstības riskus. Šādi uzņēmums var ātrāk un efektīvāk reaģēt uz pārbaudēm un pierādīt savu atbilstību.

Pieteikt: obligātu apmācību cikls