Kas noteikti ir jāiekļauj klientu izpētes failos?

Turpinot skaidrojumu par klientu failu kārtošanu, pievērsīsimies klientu failu saturam. Praksē bieži rodas neskaidrības, kā izskatās pilnīgs klienta fails un kādiem dokumentiem tur obligāti jābūt. Ieskicēsim šajā publikācijā.

Dokumentus un citus materiālus, kas jāievieto klientu failā varētu iedalīt šādās grupās:

Klienta identificējošie dokumenti ir dokumenti, kas ļauj identificēt konkrēto personu. Fiziskajām personām tas ir personu apliecinošais dokuments, bet juridiskajām personām un veidojumiem – dibināšanas dokumenti un izraksti no attiecīgajiem reģistriem.

Klienta izpētes dokumenti ir klienta paša sniegtā informācija (visbiežāk aizpildot anketu), klienta atsūtītie dokumenti, kā arī tā informācija, ko subjekts par attiecīgo klientu ieguvis – publisko reģistru izraksti, publiski pieejamās informācijas kopijas, citu personu sniegtā informācija u.tml.

Pie klienta identifikācijas un izpētes dokumentiem jābūt arī dokumentiem, kas apliecina klienta pārstāvjus, amatpersonas, dalībniekus un patieso labuma guvēju (PLG). Par šādiem dokumentiem uzskatāmi personu apliecinošie dokumenti, izraksti no reģistriem, klienta apliecinājumi, publiskās informācijas kopijas utt.

Darījumu uzraudzības dokumenti pamatā ir balstīti subjekta un klienta savstarpējā komunikācijā un ietver klienta atbildes uz subjekta jautājumiem, kas arī var būt ietvertas anketās. Šajā sadaļā pievienojami visi klienta atsūtītie pielikumi, ar kuriem tas skaidro darījumus.

Atkārtotās izpētes dokumenti, kas precizē iepriekš veiktās izpētes datus un papildina tos. Tā var būt aktualizētā anketa, klienta atsūtīti jaunie dokumenti u.c. Ja subjekts atklāj, ka mainījusies informācija par klientu, tas arī tiek fiksēts.

Saziņa ar klientu ir svarīgs materiālu veids, kas noteikti ietverams arī klienta failā, ja vien tas satur ziņas, kuru ievākšana ir subjekta pienākums.

Lēmumi un secinājumi, ko pieņem subjekts attiecībā uz konkrēto klientu, balstoties iepriekš norādītajā informācijā saistībā ar NILL TPFN likuma ievērošanu. Šie lēmumi un to pamatojums dokumentējami un saglabājami.

Jāņem vērā, ka šis nav izsmeļošais saraksts. Ievērojot dokumentēšanas principu, klienta failā ir jābūt visiem attiecināmiem dokumentiem un materiāliem.

Vairāk par dokumentēšanas principu šeit: https://nilln.lv/lv/blogs/kadi-ir-nill-tpfn-kontroles-pamatprincipi/

Vairāk par klienta failu kārtošanas principiem šeit: https://nilln.lv/lv/blogs/ka-kartot-klientu-failus-nill-tpfn-likuma-subjektiem/