NILLTPFN izpētes dokumentu iznīcināšanas kārtība

NILLTPFN izpētes dokumentu iznīcināšanas kārtība 

Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas (NILLTPFN) likums ne tikai nosaka, kādai jābūt klientu izpētei, bet arī kā šie dokumenti jāuzglabā un pēc noteikta termiņa jāiznīcina. Šī prasība ir svarīga divu iemeslu dēļ:

1. Datu aizsardzība – informācija par klientiem ir sensitīva un tās nepamatota glabāšana rada risku datu noplūdēm.
2. Atbilstība regulējumam – normatīvie akti skaidri nosaka glabāšanas termiņu, un pārmērīga vai nepareiza dokumentu uzglabāšana var radīt gan juridiskas, gan reputācijas sekas. 

Glabāšanas termiņi 

• Vispārējais princips – NILLTPFN likums paredz, ka klienta izpētes dokumenti un darījumu dati jāglabā 5 gadus pēc darījuma attiecību izbeigšanas vai pēc gadījuma darījuma veikšanas. 
• Papildu termiņš – uzraugošā iestāde (piemēram, FKTK vai VID) var noteikt ilgāku glabāšanas laiku, ja tas nepieciešams izmeklēšanas vai uzraudzības nolūkiem. 

Iznīcināšanas kārtība 

1. Identifikācija – atbildīgā persona regulāri pārskata dokumentu glabāšanas termiņus un sagatavo sarakstu ar dokumentiem, kuru uzglabāšanas periods beidzies. 
2. Sankciju pārbaude – pirms iznīcināšanas jāpārliecinās, vai dokumenti nav nepieciešami kādai aktuālai pārbaudei, tiesvedībai vai izmeklēšanai. 
3. Droša iznīcināšana – papīra dokumenti jāiznīcina, izmantojot šķeldojošu dokumentu smalcinātāju (atbilstoši konfidenciālas informācijas standartiem), elektroniskie faili – neatgriezeniski jādzēš no serveriem un datu nesējiem, izmantojot drošas dzēšanas metodes. 
4. Reģistrācija – par katru iznīcināšanas darbību sastāda aktu, kurā norāda: 

• dokumentu veidu un periodu, 
• iznīcināšanas datumu, 
• atbildīgo personu, 
• izmantoto iznīcināšanas metodi.

        Tas kalpo kā pierādījums, ka uzņēmums ievēro noteikto kārtību. 

Praktiski ieteikumi uzņēmumiem 

• Iekšējās procedūras – izstrādāt rakstisku politiku, kurā skaidri noteikts, kas, kad un kā iznīcina dokumentus. 
• Atbildības sadalījums – nozīmēt konkrētu atbildīgo personu vai nodaļu (piemēram, atbilstības speciālistu). 
• Tehnoloģiju izmantošana – ieviest dokumentu vadības sistēmu, kas automātiski signalizē par termiņu beigām. 
• Gatavība VID pārbaudēm – saglabāt iznīcināšanas aktus vismaz 5 gadus, lai pārbaudes laikā būtu iespējams uzrādīt pierādījumus par kārtības ievērošanu. 

NILLTPFN dokumentu iznīcināšanas kārtība ir tikpat būtiska kā paša klienta izpētes veikšana. Tā nodrošina līdzsvaru starp normatīvo prasību izpildi un datu aizsardzību.  

Līdz ar to uzņēmumam ne tikai jāveic klientu izpēte, bet arī jārūpējas par to, lai pēc noteiktā termiņa šī informācija tiktu droši un ar dokumentāru  pamatojumu iznīcināta. 

Pieteikt: obligātu apmācību cikls

NILLTPFN metodikas, apmācības un risku pārvaldība

NILLTPFN pakalpojumu sniedzējiem ir svarīgi nodrošināt, ka viņu klienti un darījumi ir atbilstoši starptautiskajiem un vietējiem noteikumiem. Mūsu iekšējās kontroles sistēma palīdz uzņēmumiem efektīvi pārvaldīt riskus un nodrošināt atbilstību regulējumam.

Pieteikt: iekšējās kontroles sistēma

Abonēt IKS metodikas, subjektu apmācības: NILLN.LV IKS komplekti
Reģistrēties bez maksas: PARTNERsafe risku pārvaldības platforma