Ko turēt “VID mapē” NILLTPFN likuma subjektiem?

Ko turēt “VID mapē” NILLTPFN likuma subjektiem?

Valsts ieņēmumu dienesta (VID) NILLTPFN (Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas) pārbaudes mūsdienās ir kļuvušas sistemātiskas, mērķtiecīgas un vērstas uz faktisko atbilstību, ne tikai dokumentu esamību. 

Praksē tas nozīmē, ka, ja VID pieprasa dokumentus, uzņēmumam tie jāspēj iesniegt nekavējoties, pilnā apjomā un ar pierādījumiem, ka sistēmas darbojas. 

Tāpēc “VID mape” ir būtisks instruments – tā ir centralizēta, regulāri atjaunota dokumentu un pierādījumu kolekcija, kas samazina pārbaudes riskus un ļauj izvairīties no naudas sodiem vai darbības apturēšanas. 

1. Pilns IKS un risku novērtējums

Iekšējās kontroles sistēma (IKS) un NILLTPFN risku novērtējums ir pirmie dokumenti, ko VID pārbauda. 
Mapē jābūt: 

Aktuālai IKS versijai, kas aptver: 

• klientu izpēti (KYC un EDD) 

• darījumu uzraudzību 

• sankciju kontroli 

• ziņošanas kārtību FID 

• apmācību organizēšanu 

Risku novērtējumam, kas: 

• veikts vismaz reizi gadā 

• ietver klientu, produktu, pakalpojumu, kanālu un ģeogrāfisko risku analīzi 

• sasaistīts ar reāliem iekšējiem procesiem 

Pierādījumiem, ka IKS nav “plaukta dokuments” – iekšējo auditu protokoli, procedūru piemērošanas ieraksti. 

Padoms: saglabā gan PDF, gan rediģējamu formātu, un IKS struktūrā iekļauj datumu, versiju un atbildīgo personu. 

2. Klientu izpētes dokumenti un sankciju pārbaudes pierādījumi

VID īpašu uzmanību pievērš tam, vai uzņēmums ne tikai veic, bet arī dokumentē klientu pārbaudes: 

• KYC (Know Your Customer) – pamata izpēte visiem klientiem (personas identitāte, reģistrācijas dati, adreses, darbības raksturs) 

• EDD (Enhanced Due Diligence) – pastiprinātā izpēte augsta riska klientiem 

• Politiski nozīmīgas personas (PEP) un sankciju skrīnings – pierādījumi, ka pārbaude veikta pirms attiecību uzsākšanas un regulāri sadarbības laikā 

Mapē jābūt: 

• Klientu anketām un apliecinošajiem dokumentiem (pases, reģistrācijas apliecības, pilnvaras) 

• Sankciju skrīninga rezultātu izdrukām vai ekrānšāviņiem 

• PEP statusa pārbaudes pierādījumiem 

• Pastiprinātās izpētes protokoliem (ja piemērojami) 

Padoms: pierādījumus saglabā ar datumiem un sistēmas nosaukumu, kurā pārbaude veikta. 

3. Darījumu uzraudzības apliecinājumi un atskaites

VID vēlas pārliecināties, ka darījumu uzraudzība nav formāla: 

• Darījumu vēsturiskie datu apliecinājumi ar filtru uz aizdomīgiem darījumiem 

• Brīdinājuma žurnāli – kad, kāpēc un kā apstrādāts brīdinājums 

• Pārskati par darījumiem virs noteiktiem sliekšņiem 

• Pierādījumi par manuālo darījumu pārbaudi 

Padoms: glabā datus vismaz par pēdējiem trīs gadiem; ja ir automatizēta sistēma, eksportē un saglabā tos regulāri. 

4. FID reģistrācijas apliecinājums un apmācību reģistrs

FID (Finanšu izlūkošanas dienests) reģistrācija un ziņošanas spēja ir obligāta NILLTPFN subjektiem. 

Mapē jābūt: 

FID reģistrācijas apliecinājumam  

Piemēram, e-pasta apstiprinājumam vai izdrukai no sistēmas 

Apmācību plānam un reģistram: 

• datums, tēma, lektors 

• dalībnieku saraksts 

• apmācību materiāli un testu rezultāti 

Padoms: apmācību reģistru glabā vismaz 5 gadus. 

5. Atbildīgās personas iecelšanas dokumenti

VID pārbauda, vai uzņēmumā ir oficiāli iecelta atbildīgā persona par NILLTPFN prasību izpildi. 

Mapē jābūt: 

• Rīkojumam/iekšējam lēmumam par iecelšanu 

• Pierādījumiem par atbildīgās personas pieredzi un kvalifikāciju 

• Reputācijas pārbaudes dokumentiem (piem., izziņas no sodāmības reģistra, CV, rekomendācijas) 

• Norīkojuma aizvietotājam personas prombūtnes gadījumā 

6. Procedūras dokumentu ātrai iesniegšanai VID

Lai izvairītos no soda par dokumentu neuzrādīšanu, uzņēmumam jābūt gatavam iesniegt pieprasītos dokumentus bez kavēšanās. 

Mapē jābūt: 

• Kontaktpersonu sarakstam pārbaudes gadījumam 

• Dokumentu klasifikācijai un atrašanās vietas norādei 

• Termiņu kontroles tabulai 

• Iekšējai instrukcijai “Kas jādara, ja atnāk VID pieprasījums” 

Padoms: sagatavo digitālo versiju ar piekļuvi tikai atbildīgajām personām. 

Tātad labi uzturēta “VID mape” nav tikai dokumentu kopums – tā ir uzņēmuma aizsardzība, kas samazina riskus, sargā reputāciju un ļauj pārliecinoši pierādīt atbilstību jebkurā brīdī. 

Regulāra aktualizācija, skaidra struktūra un pierādījumi par praktisku procedūru ievērošanu ir galvenie faktori, kas palīdz izvairīties no sodiem un uzņēmuma saimnieciskās darbības ierobežojumiem.