Sagatavošanās posmi VID NILLTPFN tematiskai pārbaudei
VID uzsāktās pārbaudes naudas atmazgāšanas un terorisma finansēšanas novēršanas (NILLTPFN) jomā kļūst arvien mērķtiecīgākas un datu balstītas. Lai uzņēmums spētu veiksmīgi sagatavoties šādai pārbaudei, būtiski ir pārskatīt, aktualizēt un faktiski piemērot savu iekšējās kontroles sistēmu (IKS).
Galvenie sagatavošanās posmi, kuri jāievēro:
1. Iekšējās kontroles sistēmas (IKS) aktualizēšana
- Pārskatīt, vai IKS atbilst spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.
- Aktualizēt vadlīnijas, riska novērtējuma dokumentus, kā arī nozaru tipoloģiju.
- Pārliecināties, ka IKS nav tikai formāla, bet ir praktiski pielietota uzņēmuma ikdienas darbībā.
- Novērtēt: Vai es pats ievēroju savu IKS?
2. Klientu identifikācijas un sadarbības procedūru pārbaude
- Vai klientu anketas un identifikācijas dokumenti ir pilnīgi un aktuāli?
- Kādi dokumenti tiek savākti un pārbaudīti par klientu pirms sadarbības uzsākšanas?
- Vai tiek veikta regulāra klientu monitorēšana un pārbaužu atjaunošana?
- Vai ir pierādījumi par uzraudzību, tai skaitā atzīmes vai komisijas lēmumi?
3. Klientu riska novērtēšana un pārskatīšana
- Riska klasifikācija: zaļš, oranžs, sarkans – vai tā ir piemērota un regulāri pārskatīta?
- Vai tiek ņemti vērā acīmredzami riski vai aizdomīgi darījumi?
- Vai tiek izvērtēti atsevišķi darījumi ar zemu regularitāti vai augstu summu?
- Tiek ņemts vērā pasaules notikumu (piemēram, sankcijas, kara konflikti) ietekmes aspekts uz klientu riskiem?
4. Klientu darījumu izpēte un informācijas aktualizēšana
- Vai tiek veikta darījumu izpēte, pārskatīšana un informācijas aktualizācija?
- Kā tiek rīkots gadījumos, kad:
- mainās klienta struktūra vai darbība;
- klients izvairās sniegt informāciju;
- ir saņemti pieprasījumi no citām iestādēm?
- Tiek nodrošināta vismaz ikgadēja pārbaude.
5. Aizdomīgu darījumu pārvaldība
- Spēja identificēt aizdomīgas darījumu pazīmes.
- Procedūras, kā izvērtēt, vai aizdomas ir pamatotas.
- Kādu informāciju pieprasīt no klienta, kādu – iegūt no publiskajiem reģistriem?
- Pareiza slēdziena sastādīšana un dokumentēšana.
- Vai tiek ievēroti ziņošanas pienākumi un termiņi?
- Vai ziņojumi tiek reģistrēti un glabāti?
6. Sadarbības izbeigšanas dokumentācija
- Vai tiek glabāti dokumenti par klientiem, ar kuriem sadarbība ir pārtraukta (aktu paraksti, vienošanās, konta izraksti utt.) vismaz 5 gadus?
- Ir noformēta dokumentu iznīcināšanas procedūra un komisijas lēmumi.
- Ko darīt, ja daļa dokumentu ir nepilnīgi vai nav pieejami?
7. Dokumentu iznīcināšanas kārtība
- Vai pastāv skaidra procedūra dokumentu iznīcināšanai?
- Kas ir komisijas sastāvā, kas pieņem lēmumu?
- Kā tiek fiksēts iznīcināšanas fakts (akta saturs, datums, iznīcināšanas veids)?
- Vai tiek izvērtēts, ko drīkst iznīcināt, un kas ir obligāti glabājams?
8. Pašriska pārvaldība
Ir pārskatīta un aktualizēta pašriska analīze, tai skaitā:
- izmaiņas uzņēmuma reģistrācijas datos,
- darbības veidu paplašināšana vai maiņa,
- klientu bāzes izmaiņas,
- atbildīgo personu un valdes sastāva izmaiņas.
9. Atbildīgo personu atbilstības pārbaude
Vai atbildīgajām personām ir:
- nevainojama reputācija,
- izziņa no sodu reģistra,
- pārbaudāma publiskā informācija?
10. Regulāras apmācības par NILLTPFN un sankcijām
Ir nodrošinātas obligātas apmācības:
- gan atbildīgajām personām,
- gan visiem iesaistītajiem darbiniekiem.
Ir dokumentēts:
- apmācību saturs,
- dalībnieku saraksts,
- biežums (ieteicams – vismaz reizi gadā).
Sagatavošanās VID pārbaudei par NILLTPFN prasību izpildi nav vienreizējs pasākums. Tā ir pastāvīga sistēmas uzturēšana, kas nodrošina uzņēmuma juridisko drošību un reputācijas aizsardzību. Savlaicīgi pārskatīta IKS, kā arī praktiskas zināšanas un dokumentu kārtība būs labākā aizsardzība pārbaudes brīdī.
NILLTPFN metodikas, apmācības un risku pārvaldība
NILLTPFN pakalpojumu sniedzējiem ir svarīgi nodrošināt, ka viņu klienti un darījumi ir atbilstoši starptautiskajiem un vietējiem noteikumiem. Mūsu iekšējās kontroles sistēma palīdz uzņēmumiem efektīvi pārvaldīt riskus un nodrošināt atbilstību regulējumam.
Abonēt IKS metodikas, subjektu apmācības: NILLN.LV IKS komplekti
Reģistrēties bez maksas: PARTNERsafe risku pārvaldības platforma
