Grāmatvežu forumos arvien biežāk tiek apspriestas “inovatīvas” iepriekš nepraktizētas sadarbības formas starp individuālo grāmatvedi un ārpakalpojuma grāmatvedības sniedzēju. Viens no šādiem sadarbības noformēšanas veidiem ir sadarbības līgums starp licencēto ārpakalpojuma grāmatvedības sniedzēju un pašnodarbināto grāmatvedi, kura apkalpošanā faktiski tiek nodoti pakalpojuma sniedzēja klienti. Liekas, ka pie šāda risinājuma vairs nevar saprast, kam jānodrošina ārpakalpojuma licence un jāizpilda NILLTPFN likuma prasības, bet, iespējams, sīkāka analīze ļaus izdarīt secinājumus par šāda risinājuma pieļaujamību.
Visticamāk šādas konstrukcijas veidošana tiek apsvērta kā licencēšanas un NILLTPFN likuma prasību izpildes optimizēšanas iespēja. Proti, visu administratīvo slogu uzņemsies komersants, bet grāmatveži strādās tā paspārnē. Tomēr pirmšķietami šajā konstrukcijā saskatāmi būtiski trūkumi.
Vēl vecā likuma "Par grāmatvedību" grozījumu, ar kuriem tika paredzēts ieviest ārpakalpojuma grāmatvežu licencēšanu, anotācijā noteica, ka to mērķis bija sakārtot grāmatvedības ārpakalpojumu nozari, celt grāmatvedības pakalpojumu kvalitāti un mazināt ēnu ekonomiku. Paturēsim šo mērķi prātā kā vadlīniju, lai saprastu, kādēļ tiek izvirzīta licencēšanas prasība.
Grāmatvedības kārtošana ir ciklisks process, kas ietver vairākus secīgus grāmatvedības darba posmus, kurus veicot iegūst finanšu pārskatus vai informāciju nodokļu aprēķināšanai par attiecīgo pārskata periodu. Grāmatvedības likums skaidri nosaka divas personu kategorijas, kas var kārtot grāmatvedību uzņēmumā. Tie ir grāmatveži un ārpakalpojuma grāmatveži. Gadījumā, ja persona kārto grāmatvedību uzņēmumā un tā nav vienīgais uzņēmuma dalībnieks un valdes loceklis (vispārējais izņēmums), tad būtu jāspēj konstatēt, kurai no šīm divām grupām persona pieder.
Nošķīrums starp grāmatvedi un ārpakalpojuma grāmatvedi iespējams pēc šādiem kritērijiem:
Daži no šiem kritērijiem var pārklāties abām personu grupām, savukārt, citi ir izslēdzoši. Pirmkārt, par grāmatvedi var būt tikai fiziskā persona, taču par ārpakalpojuma grāmatvedi – gan fiziskā, gan juridiskā persona. Tātad šajā gadījumā licencētais subjekts jebkurā gadījumā būs ārpakalpojuma grāmatvedis, bet tas vēl nenozīmē, ka tam pakārtotie grāmatvedības kārtotāji tādi nebūs. Tas atkarīgs no turpmākiem faktoriem.
Otrkārt, kā izriet no Grāmatvedības līguma sistēmas, grāmatvedis var tikt nodarbināts tikai uz darba līguma pamata. Jāņem vērā, ka Grāmatvedības likuma 34. panta otrās daļas 2. punktā ārpakalpojuma grāmatvedis ir definēts, kā persona, kas kārto grāmatvedību, pamatojoties uz rakstveida līgumu ar uzņēmumu, izņemot darba līgumu (tas ir, pamatojoties uz uzņēmuma vai sadarbības līguma). Sadarbības līgums šajā gadījumā varētu būt uzskatāms drīzāk par uzņēmuma līgumu. Šī kritērija kontekstā ir redzams, ka izšķirošā loma ārpakalpojuma grāmatveža statusa konstatēšanā ir vienošanās veidam, uz kuras pamata šī persona kārto grāmatvedību.
Persona var būt droša, ka tā nav ārpakalpojuma grāmatvedis tikai tajā gadījumā, ja tās sadarbība ar ārpakalpojuma grāmatvedības uzņēmumu ir izveidota darba tiesisko attiecību ietvaros. Citos gadījumos ir pamats uzskatīt šo personu par apakšuzņēmēju. Tas, iespējams, ierobežo šīs personas civiltiesisko atbildību klientu priekšā, jo Civillikuma 2217. pantā noteikts, ka uzņēmējs “uz sava riska” var piesaistīt apakšuzņēmējus pasūtījuma izpildei. Tomēr tas nemazina šī apakšuzņēmēja publiski tiesisku atbildību par imperatīvi noteikto likumisko pienākumu neizpildi.
Treškārt, likums neparedz izņēmumus no ārpakalpojuma grāmatvežiem izvirzītām vispārīgajām prasībām arī gadījumos, kad ir izvēlēta kāda savdabīga konstrukcija šo pakalpojumu sniegšanai. Proti, nav nozīmes tam, vai šī persona pati atrod savus klientus, vai arī šai personai klientus nodrošina cits sadarbības partneris. Jebkurā gadījumā ārpakalpojuma grāmatvedim ir pienākums:
Turklāt NILLTPFN likums neparedz iespēju veidot vienkāršāku iekšējās kontroles sistēmu (IKS) tādā veidā, nekā tas noteikts NILLTPFN likuma 7. pantā. Tas nozīmē, ka ārpakalpojuma grāmatvedis pats uzņemas atbildību par pilnvērtīgas IKS izstrādi, un visu likuma prasību ievērošanu. Tostarp šai personai ir pienākums identificēt, izpētīt un uzraudzīt savu klientu, kā arī likumā noteiktajos gadījumos ziņot par klienta veiktiem aizdomīgajiem darījumiem.
Kā zināms, ārpakalpojuma grāmatveža licences izsniegšana paredz atbildīgā grāmatveža iecelšanu. Tāpat licences saņemšanas fakts nozīmē, ka Valsts ieņēmumu dienests (VID) var ierasties pie ārpakalpojuma grāmatveža ar pārbaudi. Šādā gadījumā ārpakalpojuma grāmatvedim, kas ir iesaistījies apskatāmajā sadarbībā, jāņem vērā, ka tas atbild par NILLTPFN likuma prasību izpildi. Pārbaudes ietvaros šim pašnodarbinātajam grāmatvedim varētu būt visai grūti pierādīt, ka tas ir pilnvērtīgi izpildījis NILLTPFN likuma prasības pat, ja tas ir iepriekš saņēmis ārpakalpojuma grāmatveža licenci. Piemēram, situācijā, kad jaunu klientu pieņemšanu administrē sadarbības partneris, nav saprotams, kā pašnodarbinātais praktiski varētu veikt klienta identifikāciju, izpēti un pieņemt lēmumu par sadarbības uzsākšanu.
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma noteikumiem, VID aptur ārpakalpojuma grāmatveža licenci, ja grāmatvedības kārtošanai tiek izmantota grāmatvedības programma bez licences. Tādējādi papildus risks rodas arī gadījumā, ja pašnodarbinātais izmanto sadarbības partnera grāmatvedības programmas licenci, kas var rezultēties licences apturēšanā un turpmākā zaudēšanā.
Ņemot vērā, ka sodi par ārpakalpojuma grāmatvežu darbību bez licences vēl netiek piemēroti, pagaidām var tikai minēt, cik lieli būs sodi par šo pārkāpumu. Taču skaidrs ir tas, ka VID attieksme pret pārkāpējiem noteikti nebūs lojāla. Gadījumā, ja tiks konstatēta darbība bez licences, personai būs automātiski konstatējama visu no NILLTPFN likuma subjekta statusa izrietošo pienākumu neizpilde. Kā norāda VID, sodi jebkurā gadījumā būs tādi, lai darbība bez licences būtu neizdevīga.
NILLTPFN likuma subjekti reizēm jautā, kas tie par pielikumiem pie IKS, kur tie noteikti un vispār atrodami?
NILLTPFN likuma 6.pants nosaka pienākumu veikt risku novērtējumu un izveidot iekšējās kontroles sistēmu.