Uzsākot sadarbību ar klientu, NILLTPFN likuma subjekts iegūst informāciju par klienta darbību, darījumu mērķi, plānoto sadarbības raksturu, līdzekļu izcelsmi un citiem riska izvērtēšanai būtiskiem apstākļiem.
Tomēr klienta izpēte nebeidzas brīdī, kad klients ir identificēts un sadarbība ir uzsākta.
Laika gaitā klienta darbība var mainīties. Var palielināties darījumu apjoms, parādīties jauni sadarbības partneri, valstis vai maksājumu veidi. Klients var sākt veikt darījumus, kas būtiski atšķiras no tā, ko tas norādīja sadarbības sākumā.
Tieši tādēļ viens no būtiskākajiem NILLTPFN risku pārvaldības elementiem ir darījumu uzraudzība.
Vienkārši sakot – nepietiek zināt, kas ir klients. Ir jāsaprot arī tas, vai klienta faktiskā darbība atbilst tam, ko par viņu zinām.
Praksē liela uzmanība bieži tiek pievērsta klienta sākotnējai izpētei.
Tiek identificēts klients, noskaidrots patiesais labuma guvējs, veikta sankciju un politiski nozīmīgu personu pārbaude, noteikts klienta riska līmenis un iegūta informācija par plānoto sadarbību.
Pēc tam klienta lieta tiek uzskatīta par sakārtotu.
Tomēr risks nav nemainīgs.
Klients, kurš sadarbības sākumā rada zemu risku, pēc gada var veikt pilnīgi cita rakstura darījumus.
Piemēram:
Tāpēc klienta sākotnējā izpēte ir tikai sākums, nevis viss klienta izpētes process.
Darījumu uzraudzības mērķis ir izvērtēt, vai klienta faktiskie darījumi atbilst informācijai, kas iegūta klienta izpētes laikā.
Būtībā organizācijai jāspēj salīdzināt divas lietas:
ko klients par savu darbību ir norādījis, un ko klients faktiski dara.
Ja uzņēmums, kas deklarējis nelielu vietējo saimniecisko darbību, pēkšņi sāk veikt regulārus liela apjoma pārrobežu darījumus, rodas loģisks jautājums – kas ir mainījies?
Tas automātiski nenozīmē, ka notiek nelikumīga darbība. Uzņēmums var būt paplašinājies, ieguvis jaunus klientus vai uzsācis darbību jaunā tirgū.
Tomēr šādām izmaiņām jābūt saprotamām un, ja nepieciešams, pārbaudāmām.
Kādas pazīmes var liecināt par paaugstinātu risku?
Nav viena universāla darījuma, kuru vienmēr varētu uzskatīt par aizdomīgu.
Tas, kas ir normāli vienam klientam, citam var būt pilnīgi netipiski.
Piemēram, regulāri starptautiski maksājumi loģistikas uzņēmumam var būt ikdienas darbības sastāvdaļa, savukārt nelielam vietējam pakalpojumu sniedzējam tāda pati maksājumu struktūra var prasīt papildu skaidrojumu.
Pastiprināta uzmanība būtu jāpievērš situācijām, kad:
Atsevišķs riska indikators ne vienmēr nozīmē aizdomīgu darījumu. Svarīgs ir kopējais konteksts.
Lai pamanītu neparastu darījumu, vispirms jāzina, kas konkrētajam klientam ir uzskatāms par parastu.
Tieši tādēļ kvalitatīva sākotnējā klienta izpēte ir cieši saistīta ar turpmāko darījumu uzraudzību.
Ja sadarbības sākumā nav noskaidrots:
vēlāk būs daudz grūtāk noteikt, vai faktiskā klienta darbība ir neparasta.
Tādēļ klienta profils nav tikai formalitāte klienta anketā. Tas kļūst par atskaites punktu turpmākajai klienta uzraudzībai.
Izmaiņas klienta darbībā pašas par sevi nav pārkāpums.
Uzņēmumi attīstās, maina biznesa modeļus, sāk strādāt ar jauniem partneriem un ieiet jaunos tirgos.
Svarīgākais ir saprast izmaiņu iemeslu.
Atkarībā no situācijas var būt nepieciešams:
Ja klienta sniegtais skaidrojums ir loģisks, pārbaudāms un atbilst pieejamajai informācijai, izmaiņas var būt pilnībā pamatotas.
Savukārt, ja paskaidrojumi ir pretrunīgi vai klients atsakās sniegt nepieciešamo informāciju, tas var kļūt par papildu riska faktoru.
Darījumu uzraudzības laikā konstatētās izmaiņas var radīt nepieciešamību pārskatīt klientam sākotnēji noteikto riska līmeni.
Piemēram, padziļināta klienta izpēte var kļūt nepieciešama, ja vienlaikus tiek konstatēti vairāki riska faktori:
Šādā situācijā sākotnēji noteiktais klienta riska līmenis var vairs neatspoguļot faktisko situāciju.
Kāpēc viens neparasts darījums vēl nenozīmē aizdomīgu darījumu?
Būtiski ir nošķirt neparastu darījumu no darījuma, par kuru rodas pamatotas aizdomas.
Neparastam darījumam var būt pilnīgi likumīgs ekonomiskais pamatojums.
Piemēram, klients pirmo reizi saņem būtiski lielāku maksājumu, jo ir pārdevis nekustamo īpašumu vai saņēmis finansējumu uzņēmuma attīstībai.
Svarīgākais ir spēt izskaidrot darījumu.
Tādēļ, konstatējot atkāpi no ierastās darbības, nevajadzētu automātiski izdarīt secinājumu par iespējamu pārkāpumu. Vispirms jāiegūst konteksts, jāizvērtē klienta paskaidrojums un nepieciešamības gadījumā jāiegūst papildu pierādījumi.
Sarežģītākas ir situācijas, kad pēc papildu informācijas iegūšanas jautājumu kļūst vairāk, nevis mazāk.
Piemēram:
Šādā gadījumā darījums jāvērtē kopā ar visu pārējo informāciju par klientu.
Svarīgs kļūst nevis viens atsevišķs indikators, bet gan riska faktoru kopums.
Darījumu uzraudzībā būtiska ir ne tikai riska identificēšana, bet arī spēja vēlāk pamatot veikto izvērtējumu.
Ja konstatēts būtisks darījums vai atkāpe no klienta ierastās darbības, klienta lietā būtu lietderīgi dokumentēt:
Īpaši svarīgi ir dokumentēt arī situācijas, kad pēc papildu izvērtēšanas tiek secināts, ka darījums ir pamatots.
Tas ļauj pierādīt, ka riska signāls netika ignorēts, bet gan tika identificēts, izvērtēts un pamatoti noslēgts.
Jo lielāks klientu skaits, jo sarežģītāk kļūst manuāli sekot līdzi izmaiņām klientu darbībā.
Informācija var mainīties dažādos līmeņos – īpašnieku struktūrā, sankciju statusā, klienta riska profilā, darījumu apjomā vai publiski pieejamajā informācijā.
Tāpēc efektīva klientu uzraudzība arvien vairāk balstās uz sistemātisku pieeju – skaidri definētiem riska indikatoriem, regulāru datu aktualizēšanu un spēju savlaicīgi identificēt atkāpes.
Mērķis nav pārbaudīt katru klienta darbību tikai pārbaudes pēc.
Mērķis ir savlaicīgi pamanīt būtiskas izmaiņas, kas var liecināt, ka klienta sākotnējais riska novērtējums vairs nav aktuāls.
Klienta izpēte nebeidzas brīdī, kad tiek uzsākta sadarbība.
Klienta darbība, īpašnieki, sadarbības partneri, ģeogrāfija un darījumu raksturs laika gaitā var mainīties. Līdz ar tiem var mainīties arī klienta NILLTPF un sankciju risks.
Tādēļ efektīvas darījumu uzraudzības pamatā ir nevis mehāniska atsevišķu darījumu pārbaude, bet spēja saprast klienta ierasto darbību un savlaicīgi pamanīt būtiskas atkāpes no tās.
Svarīgākais jautājums nav tikai – vai darījums ir neparasts?
Svarīgāk ir saprast – vai darījums ir loģisks, ņemot vērā to, ko mēs zinām par klientu?
Tieši šī saikne starp klienta sākotnējo izpēti un faktisko darbību ļauj savlaicīgi identificēt riskus, veikt nepieciešamo papildu izpēti un pamatot pieņemtos lēmumus.
Nodarbību ciklā tiks aplūkotas iekšējās kontroles sistēmas (IKS) būtiskākās sastāvdaļas un to piemērošana atbilstoši spēkā esošajām NILLTPFN un Sankciju likuma prasībām.
Dalībniekiem tiks sniegts pārskats par klientu izpētes, risku novērtēšanas, sankciju kontroles un datu apstrādes procesiem, kā arī to organizēšanas pamatprincipiem uzņēmuma darbībā.
Papildu tiks aplūkoti jautājumi, kas saistīti ar risku pārvaldību praksē, sadarbības partneru kontroli un sankciju riska novērtēšanu. Kā arī tiks analizētas kontrolējošo iestāžu – VID un FID – prasības un pārbaužu pieeja, kā arī biežāk konstatētās nepilnības iekšējās kontroles sistēmās.
NILLTPFN pakalpojumu sniedzējiem ir svarīgi nodrošināt, ka viņu klienti un darījumi ir atbilstoši starptautiskajiem un vietējiem noteikumiem. Mūsu iekšējās kontroles sistēma palīdz uzņēmumiem efektīvi pārvaldīt riskus un nodrošināt atbilstību regulējumam.
Abonēt IKS metodikas, subjektu apmācības: NILLN.LV IKS komplekti
Reģistrēties bez maksas: PARTNERsafe risku pārvaldības platforma
Klienta pārbaude sankciju un politiski nozīmīgu personu sarakstos ir būtiska klienta izpētes daļa. Tomēr praksē arvien biežāk rodas situācijas, kad formālajās datubāzēs nekas problemātisks netiek konstatēts, bet publiski pieejamajos avotos par klientu, tā patieso labuma guvēju vai saistītajām personām atrodama negatīva informācija.
Šādos gadījumos svarīgākais jautājums nav tikai – vai par klientu ir negatīva informācija? Daudz būtiskāk ir saprast, cik uzticama ir šī informācija, ar ko tā ir saistīta un vai tā maina klienta NILLTPF riska profilu.
Pēdējos gados gan Latvijas uzraugošās iestādes, gan starptautiskie regulatori arvien lielāku uzmanību pievērš tam, vai organizācijas spēj pamatot, kāpēc konkrētam klientam piemērota tieši padziļinātā klienta izpēte. Arvien svarīgāka kļūst ne tikai dokumentu iegūšana, bet arī risku izvērtēšana un pieņemto lēmumu dokumentēšana.
Vienkārši sakot – ja klienta risks ir augstāks, arī klienta izpētei jābūt padziļinātai.