Iekšējās kontroles aktualizēšana NILLTPFN subjektiem – formāla prasība vai reāls riska vadības instruments?

Iekšējās kontroles aktualizēšana NILLTPFN subjektiem – formāla prasība vai reāls riska vadības instruments?

Pēdējos gados NILLTPFN regulējums Latvijā ir būtiski attīstījies un kļuvis daudz prasīgāks. Normatīvie akti tiek regulāri pilnveidoti, un arī uzraugošo iestāžu – tostarp Valsts ieņēmumu dienesta – uzmanības centrā arvien vairāk nonāk tas, kā iekšējās kontroles sistēma darbojas praksē, nevis tikai fakts, ka tā formāli pastāv.

Šajā kontekstā iekšējās kontroles aktualizēšana vairs nav tikai “ķeksīša” pēc izpildāma prasība, bet gan būtisks riska vadības un uzņēmuma ilgtspējas instruments.

Kāpēc iekšējā kontrole ir jāaktualizē regulāri?

Praksē joprojām sastopamas situācijas, kad NILLTPFN subjekti izmanto:

• pirms vairākiem gadiem izstrādātas politikas,
• citu uzņēmumu “paraugus”, kas neatbilst konkrētajam biznesa modelim,
• dokumentus, kuri neatspoguļo faktiskos procesus.

Taču NILLTPFN likums skaidri nosaka – iekšējās kontroles sistēmai jābūt balstītai uz aktuālu riska novērtējumu un jāatbilst:

• subjekta darbības veidam un apjomam,
• klientu profilam,
• izmantotajiem pakalpojumiem un kanāliem,
• aktuālajām normatīvajām prasībām.

Bizness mainās, riski mainās, līdz ar to IKS nevar būt statiska.

Galvenie signāli, ka iekšējā kontrole ir jāaktualizē

Kā uzraugošās iestādes pārstāvis un konsultants varu izcelt vairākus tipiskus gadījumus, kad aktualizācija ir īpaši nepieciešama:

1. Izmaiņas normatīvajā regulējumā
   Ja ir grozīts NILLTPFN likums, MK noteikumi vai izdoti jauni FKTK/VID vai starptautiski ieteikumi – IKS ir jāpārskata.
2. Izmaiņas uzņēmuma darbībā
   Ja tiek ieviesti jauni pakalpojumi, mainīts klientu loks (piemēram, ārvalstu klienti, juridiskas personas, augsta riska valstis), digitalizēti procesi.
3. Konstatēti trūkumi uzraudzības laikā
   VID pārbaudes, revīzijas vai audita rezultāti ir tiešs signāls, ka esošā sistēma nestrādā pietiekami efektīvi.
4. Ilgs laiks kopš pēdējās aktualizācijas
   Ja IKS nav pārskatīta 1–2 gadus, pastāv augsts risks, ka tā neatbilst realitātei.

Ko nozīmē kvalitatīva iekšējās kontroles aktualizēšana?

Aktualizācija nav tikai datuma nomaiņa dokumenta pirmajā lapā. Tā ietver:

• atkārtotu NILLTPFN risku novērtējumu, balstītu uz faktiskajiem datiem,
• klientu riska klasifikācijas kritēriju pārskatīšanu,
• darījumu uzraudzības scenāriju izvērtēšanu,
• ziņošanas un iekšējās eskalācijas procedūru precizēšanu,
• darbinieku pienākumu un atbildības skaidru sadalījumu,
• apmācību sistēmas aktualizēšanu.

Svarīgi, lai dokumentācija atbilstu reālajai praksei, jo uzraudzības laikā tiek vērtēts ne tikai “kas ir uzrakstīts”, bet arī “kā tas tiek piemērots”.

Biežāk pieļautās kļūdas

No VID uzraudzības prakses viedokļa visbiežāk sastopamās kļūdas ir:

• pārlieku vispārīgi apraksti bez konkrētiem procesiem,
• neatbilstoša riska līmeņu noteikšana,
• formāla klientu izpēte bez faktiskas analīzes,
• neatjaunoti riska novērtējumi,
• darbinieku nepietiekama iesaiste un izpratne.

Šīs kļūdas palielina ne tikai administratīvo sankciju risku, bet arī reputācijas risku.

Iekšējā kontrole kā uzņēmuma aizsardzības mehānisms

Pareizi izstrādāta un regulāri aktualizēta iekšējās kontroles sistēma:

• pasargā uzņēmumu no iesaistes noziedzīgos darījumos,
• samazina soda sankciju un uzraudzības risku,
• uzlabo uzņēmuma reputāciju partneru un banku acīs,
• nodrošina skaidrus procesus un atbildību.

Tādejādi, iekšējās kontroles aktualizēšana nav vienreizējs uzdevums, bet nepārtraukts process, kas prasa gan vadības iesaisti, gan praktisku izpratni par riskiem.

NILLTPFN subjektiem, kuri iekšējo kontroli uztver kā reālu biznesa vadības instrumentu, nevis formālu prasību, ilgtermiņā ir ievērojami mazāki uzraudzības un reputācijas riski.

Pieteikt: obligātu apmācību cikls