Klienta izpēte nav vienreizējs process, kas beidzas brīdī, kad tiek uzsāktas darījuma attiecības. Klienta darbība, īpašnieku struktūra, darījumu raksturs un citi riska faktori laika gaitā var mainīties, tādēļ arī sākotnēji noteiktais klienta riska līmenis nevar tikt uzskatīts par nemainīgu.
Praksē klients, kuram sadarbības sākumā noteikts zems riska līmenis, pēc gada vai diviem var vairs neatbilst sākotnējam riska profilam. Var mainīties klienta patiesais labuma guvējs, darbības valstis, darījumu apjoms, sadarbības partneri vai naudas plūsmas struktūra.
Tādēļ būtiska NILLTPFN iekšējās kontroles sistēmas sastāvdaļa ir ne tikai sākotnējā klienta izpēte, bet arī klienta darījumu un riska profila uzraudzība visā sadarbības laikā.
Vienkārši sakot – nepietiek klientu pārbaudīt tikai sadarbības sākumā. Uzņēmumam jāspēj savlaicīgi pamanīt izmaiņas un izvērtēt, vai nepieciešams aktualizēt klienta izpēti un riska novērtējumu.
Praksē joprojām sastopamas situācijas, kad klienta anketa, riska novērtējums un izpētes dokumenti tiek sagatavoti sadarbības sākumā, bet turpmākajos gados informācija netiek pienācīgi aktualizēta.
Tomēr klienta situācija var būtiski mainīties.
Situācijas, kurām jāpievērš pastiprināta uzmanība:
Šādos gadījumos nepietiek turpināt sadarbību, balstoties uz sākotnēji iegūto informāciju. Nepieciešams izvērtēt, vai klienta riska profils joprojām ir aktuāls.
Viens no būtiskākajiem klienta izpētes principiem ir uz risku balstīta pieeja.
Tas nozīmē, ka klienta izpētes aktualizēšana nav tikai formāla prasība noteiktā datumā. Uzņēmumam jāspēj reaģēt arī uz būtiskām izmaiņām klienta darbībā.
NILLTPFN likuma subjektam būtu jāspēj:
Svarīgi ir ne tikai konstatēt, ka informācija ir mainījusies, bet arī izvērtēt, kā šīs izmaiņas ietekmē klienta kopējo riska profilu.
Atkārtotas klienta izpētes nepieciešamību var radīt dažādi apstākļi. Tie var būt saistīti gan ar klienta sniegto informāciju, gan uzņēmuma konstatētajām izmaiņām klienta darbībā.
Pastiprināta uzmanība būtu jāpievērš situācijām, kad:
Šādas izmaiņas automātiski nenozīmē, ka klients ir iesaistīts aizdomīgās darbībās. Tomēr tās ir signāls, ka iepriekšējais riska novērtējums var vairs neatspoguļot faktisko situāciju.
Ja tiek konstatētas būtiskas izmaiņas, vispirms nepieciešams saprast to iemeslu un ietekmi uz sadarbību ar klientu.
Atkarībā no konkrētās situācijas uzņēmumam var būt nepieciešams:
Piemēram, ja klientam sākotnēji noteikts zems risks, bet sadarbības laikā mainās tā patiesais labuma guvējs, būtiski pieaug apgrozījums un parādās darījumi ar paaugstināta riska jurisdikcijām, uzņēmumam būtu atkārtoti jāizvērtē klienta riska līmenis un jānosaka, vai nepieciešami papildu riska mazināšanas pasākumi.
Klienta riska profila izmaiņas ne vienmēr ir acīmredzamas. Dažkārt tās iespējams konstatēt tikai, salīdzinot klienta faktisko darbību ar informāciju, kas iegūta sadarbības sākumā.
Padziļināta uzmanība būtu jāpievērš gadījumiem, kad:
Šādos gadījumos būtiski ir ne tikai identificēt riska faktoru, bet arī dokumentēt, kā tas ticis izvērtēts un kādēļ pieņemts konkrētais lēmums par turpmāko sadarbību.
Klienta riska profils var mainīties ne tikai NILLTPFN, bet arī sankciju riska kontekstā.
Sadarbības sākumā klientam var nebūt konstatēta saistība ar paaugstināta sankciju riska valstīm, personām vai uzņēmumiem, taču laika gaitā var mainīties gan klienta īpašnieki un sadarbības partneri, gan ģeogrāfiskā darbība.
Īpaši rūpīga izvērtēšana nepieciešama situācijās, kad:
Tādēļ sankciju riska pārbaudei jābūt ne tikai klienta sākotnējās izpētes sastāvdaļai, bet arī turpmākās uzraudzības elementam.
Viena no būtiskākajām problēmām praksē ir situācija, kad uzņēmumam formāli ir noteikta klientu izpētes kārtība, taču klientu lietās ilgstoši saglabājas novecojusi informācija.
Auditos var tikt konstatēts, ka:
Tas nozīmē, ka nepietiek tikai noteikt klientam riska līmeni sadarbības sākumā. Uzņēmumam jāspēj pierādīt, ka klienta risks tiek uzraudzīts un nepieciešamības gadījumā atkārtoti izvērtēts.
Klienta riska novērtējums nav statisks. Tas var mainīties līdz ar klienta darbību, īpašnieku struktūru, darījumu apjomu, ģeogrāfisko darbību, sadarbības partneriem un citiem riska faktoriem.
Tādēļ atkārtota klienta izpēte nav tikai periodiska dokumentu atjaunošana. Tās mērķis ir pārliecināties, ka uzņēmuma rīcībā esošā informācija joprojām atbilst faktiskajai situācijai un sākotnēji noteiktais klienta riska līmenis joprojām ir pamatots.
Svarīgākais ir spēt pierādīt, ka organizācija savlaicīgi identificē izmaiņas, izvērtē to ietekmi uz klienta riska profilu, nepieciešamības gadījumā iegūst papildu informāciju un dokumentē pieņemto lēmumu.
Tieši šāda pieeja ļauj nodrošināt, ka klienta izpēte nav vienreizēja formalitāte, bet gan nepārtraukts un uz risku balstīts process visā sadarbības laikā.
Nodarbību ciklā tiks aplūkotas iekšējās kontroles sistēmas (IKS) būtiskākās sastāvdaļas un to piemērošana atbilstoši spēkā esošajām NILLTPFN un Sankciju likuma prasībām.
Dalībniekiem tiks sniegts pārskats par klientu izpētes, risku novērtēšanas, sankciju kontroles un datu apstrādes procesiem, kā arī to organizēšanas pamatprincipiem uzņēmuma darbībā.
Papildu tiks aplūkoti jautājumi, kas saistīti ar risku pārvaldību praksē, sadarbības partneru kontroli un sankciju riska novērtēšanu. Kā arī tiks analizētas kontrolējošo iestāžu – VID un FID – prasības un pārbaužu pieeja, kā arī biežāk konstatētās nepilnības iekšējās kontroles sistēmās.
NILLTPFN pakalpojumu sniedzējiem ir svarīgi nodrošināt, ka viņu klienti un darījumi ir atbilstoši starptautiskajiem un vietējiem noteikumiem. Mūsu iekšējās kontroles sistēma palīdz uzņēmumiem efektīvi pārvaldīt riskus un nodrošināt atbilstību regulējumam.
Abonēt IKS metodikas, subjektu apmācības: NILLN.LV IKS komplekti
Reģistrēties bez maksas: PARTNERsafe risku pārvaldības platforma
Laika gaitā klienta darbība var mainīties. Var palielināties darījumu apjoms, parādīties jauni sadarbības partneri, valstis vai maksājumu veidi. Klients var sākt veikt darījumus, kas būtiski atšķiras no tā, ko tas norādīja sadarbības sākumā. Tieši tādēļ viens no būtiskākajiem NILLTPFN risku pārvaldības elementiem ir darījumu uzraudzība.
Klienta pārbaude sankciju un politiski nozīmīgu personu sarakstos ir būtiska klienta izpētes daļa. Tomēr praksē arvien biežāk rodas situācijas, kad formālajās datubāzēs nekas problemātisks netiek konstatēts, bet publiski pieejamajos avotos par klientu, tā patieso labuma guvēju vai saistītajām personām atrodama negatīva informācija.
Šādos gadījumos svarīgākais jautājums nav tikai – vai par klientu ir negatīva informācija? Daudz būtiskāk ir saprast, cik uzticama ir šī informācija, ar ko tā ir saistīta un vai tā maina klienta NILLTPF riska profilu.