Klientu izpētes dokumentu glabāšanas kārtība – kas un kā jāglabā?

Ko prasa Valsts ieņēmumu dienests par klientu izpētes dokumentu glabāšanas kārtību?

Klientu izpētes dokumentācijas glabāšanas, atjaunošanas un iznīcināšanas kārtību nosaka NILLTPFN likuma 37. pants, pēc kura likuma subjektiem ir jāglabā klientu izpētes dokumenti piecus gadus pēc darījuma attiecību izbeigšanas vai gadījuma rakstura darījuma veikšanas.

Saistībā ar šo prasību NILLTPFN tematiskās pārbaudes laikā Valsts ieņēmumu dienests prasa likuma subjektiem uzrādīt atsevišķu kārtību klientu izpētes dokumentācijas glabāšanai, atjaunošanai un iznīcināšanai, kurā detalizēti aprakstītas visas procedūras, ieskaitot glabāšanas vietas noteikšanu, izpētes dokumentācijas atjaunošanas rīku izmantošanu un fizisko dokumentu iznīcināšanas procesu.

Kas tieši jāuzglabā likuma subjektam attiecība uz šo prasību?  

• Visu klienta izpētes procesā iegūto informāciju, ieskaitot datus par iekšzemes un starptautiskajiem darījumiem, gadījuma rakstura darījumiem, klienta identifikācijas dokumentu kopijas, klientu izpētes un analīžu rezultātus, kā arī informāciju, kas iegūta elektronisko identifikācijas līdzekļu un sertifikācijas pakalpojumu izmantošanas laikā, atbilstoši noteiktajiem normatīvajiem aktiem.
• Visus maksājumu datus, ko klients ir veicis.
• Visu saziņu ar klientu, ieskaitot elektronisko saraksti.

Pēc šī piecu gadu termiņa beigām likuma subjektiem ir pienākums iznīcināt visus glabātos dokumentus un informāciju par personām, izņemot gadījumus, kad valsts uzraudzības un kontroles, izmeklēšanas iestādes, tostarp prokuratūra vai tiesa, uzliek NILLTPFN likuma subjektam pienākumu pagarināt dokumentu glabāšanas termiņu konkrēta klienta gadījumā līdz pieciem gadiem.

Atsevišķa prasība ir zvērinātiem notāriem un zvērinātiem revidentiem, kuriem jāglabā klienta izpētes dokumenti atbilstoši Notariāta likuma un Revīzijas pakalpojumu likuma prasībām.

Abonēt IKS metodikas, subjektu apmācības: NILLN.LV komplekti
Reģistrēties bez maksas: PARTNERsafe risku pārvaldības platforma