Pirmkārt, jāveic esošās grāmatvedības organizācijas dokumentu plūsmas revīzija, t.i.:
Otrkārt, jāpielāgo uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumenti jaunā Grāmatvedības likuma prasībām:
Treškārt, jāiepazīstina uzņēmuma vadību un citus specialistus ar atjaunotās grāmatvedības organizācijas metodikas projektu, nepieciešamības gadījumā jāveic tajā labojumi un papildinājumi.
Ceturtkārt, vadītājam ir jāapstiprina atjaunotā metodika un jānodrošina, ka ne tikai grāmatvedis, bet arī citi sasitošie uzņēmuma specialisti, vadītos pēc tās.
Piektkārt, grāmatvedim ir regulāri ir jāseko līdzi mainīgajai likumdošanai, lai nepieciešamības gadījumā laicīgi atjaunotu metodiku.
Lai gan dažreiz grāmatvežu vidē ir dzirdams – grāmatvedības organizācija ir vajadzīga tikai priekš VID, lai veiksmīgi izietu tematisko pārbaudi, šobrīd diemžēl tā nav. Uzņēmuma grāmatvedības organizācijas metodika ir pamatu pamats un grāmatvedības kvalitātes standarts ne tikai pašam uzņēmumam, lai nodrošinātu grāmatvedības nepārtrauktu kārtošanu un pieņemtos principu turpināšanu - gan grāmatvežu maiņas gadījumā, gan piesaistu jaunus speciālistus, bet arī kā apliecinājuma pamatdokuments izmantojot Eiropas Savienības un valsts piešķirtos līdzekļus. Piemēram, Eiropas fondu mērķprojekti, Covid-19 granti apgrozījuma līdzekļu plūsmas nodrošināšanai un citi.
Viena no pamatproblēmām ir nepieciešamība pēc pamatotiem pierādījumiem. Lai gan uzņēmums atbilst visiem finanšu radītājiem, lai saņemtu atbalstu, aizpildīja pieteikumu, iesniedza VID, saņēma atbalstu, iztērēja līdzekļus saimnieciskiem mērķiem. Atnākot VID pārbaudei tāpat nākas pieradīt, ka tiešām apgrozījums ir krities, vai citā gadījumā – kā uzņēmums nevarēja turpināt savu saimniecisko darbību tieši Covid-19 pandēmijas seku dēļ, kā arī nevarēja organizēt savu saimniecisko darbību savādāk, lai tā turpinātos.
Papildus, daudzi uzņēmumi neņēma vērā, apstākli par saistītām pusēm. Uz grantu varēja pretendēt tikai saistīto uzņēmumu kopums (saskaitot finanšu radītājus kopā), nevis katrs uzņēmums atsevišķi.
Tomēr jaunajos grantos, kurus Covid-19 pandēmijas skarti uzņēmumi var pieteikt pēc Ministru kabineta noteikumiem Nr. 722, saskaņā ar 10.11.2021. grozījumiem, jau sākot aizpildīt granta pieteikumu, parādās informācija vai uzņēmumam ir tiesības uz to vai nē.
Lai pierādītu granta izlietojumu uzņēmumā jābūt atbilstošam nolikumam, kurā obligāti ir atrunāts:
Papildus jābūt sagatavotām atskaitēm ar pievienotiem attaisnojuma dokumentiem uz katru izdevuma pozīciju par katru saņemtā granta summas izlietojumu. Nolikumu un dokumentu glabāšanas termiņš – 10. gadi.
Ar 01.07.2023. ārpakalpojuma grāmatveža funkcijas var veikt specialisti, kuriem ir pirmā līmeņa profesionālo augstāka izglītība (koledžas izglītība) vai arī akadēmiskā augstākā izglītība (vismaz bakalaura grādu) grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā un tam ir vismaz triju gadu pieredze grāmatvedības jomā (pieredzes prasība attiecas tikai uz atbildīgo ārpakalpojuma grāmatvedi).
Pirmais faktors – nestabila ekonomiskā situācija. Grāmatvežiem rodas jautājums, vai pa šo garo licencēšanas periodu, viņu klienti spēsies pārvarot ekonomiskās grūtības un turpināt savu biznesu vai nē.
Otrais faktors – daudziem ir aizdomas, ka pēc licences saņemšanas ārpakalpojuma grāmatvedis būs pastiprinātā VID pārbaudes lokā. Tomēr patiesībā ļoti iespējams, ka būs otrādi – VID būs aizdomas, kāpēc nelicencējas.
Trešais faktors – ārpakalpojuma grāmatveži vairs nevēlas būt par NILL TPFN subjektu un noslēdz darba līgumus ar saviem klientiem, kas visbiežāk līdzinās uzņēmuma līgumam. Tomēr, saskaņā ar jaunā Grāmatvedības likuma normām – pēc uzņēmuma līguma ir aizliegts kārtot grāmatvedību. Līdz ar to būs aktuāls jautājums: kurš šajā uzņēmumā kārto grāmatvedību?
Ceturtais faktors – līgumu pārslēgšana ar saviem klientiem no - grāmatvedības pakalpojuma uz – datu apstrādes pakalpojumu veikšanu, faktiski turpinot veikt grāmatveža darbus. Galvenais faktors, kurš izskaidro šo parēju – vairs nav nepieciešamības būt par NILL TPFN subjektu, nav vajadzības kārtot licencēšanas procedūru. Tomēr, datu apstrāde pēc savas būtības nav grāmatvedības pakalpojums. Jābūt ļoti uzmanīgiem, kas faktiski tiek darīts, lai turpmāk mazinātu riskus gan grāmatvedim, gan uzņēmumam kas saņem šī grāmatveža pakalpojumus.
Piektais faktors – licencēšanas procesa atlikšana uz pēdējo brīdī. Šajā gadījumā pastāv risks, ka “pēdējā brīža” pieteikumu apstrāde var aizkavēties, lēmumu pieņemšana par licences piešķiršanu var būt pagarināta, uz zaudētājs būs tieši ārpakalpojuma grāmatvedis, kurš kādu laiku līdz VID pozitīva lēmuma pieņemšanas brīdim, bez licences nevarēs sniegt pakalpojumu saviem klientiem.
Šīs punkts attiecas uz Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma (NILL TPFN) subjektiem, t.i. ārpakalpojuma grāmatvežiem.
12.07.2021. NILL TPFN likumā bija pieņemti būtiskie grozījumi, kas paredz, ka sākot ar 01.01.2022. iekšējas kontroles sistēmas sastāvs būs šāds:
Fizisko personu datu apstrādes un aizsardzības metodikā attiecībā uz NILLTPFN likumu, obligāti jābūt aprakstītiem šādiem principiem par:
Uzņēmumiem, kuriem bija sakārtots jautājums par fizisko personu datu apstrādei un aizsardzību Datu aizsardzības regulas (GDPR) kontekstā un izstrādāts atbilstošais dokuments, būs diezgan viegli papildināt to ar NILL TPFN likuma grozījumu prasībām.
Kā rīkoties, ko darīt un cik bieži? Noderīgi padomi apkopoti atbildēs uz biežāk uzdotajiem jautājumiem par IKS organizēšanu 2023. gadā.
Kādi ir ieteikumi saistībā ar NIILN TPFN normatīvo aktu grozījumiem un to ieviešanu savā iekšējās kontroles sistēmā? Atbildi sniedz Baiba Grandāne.