VID NILLTPFN pārbaude daudziem uzņēmumiem rada satraukumu. Tomēr praksē lielākā daļa problēmu nerodas tāpēc, ka uzņēmums apzināti neievērotu likuma prasības, bet gan tāpēc, ka trūkst dokumentācijas, nav skaidru iekšējo procedūru vai nav iespējams pierādīt, ka prasības faktiski tiek ievērotas.
Pēdējos gados Valsts ieņēmumu dienests arvien lielāku uzmanību pievērš tam, kā NILLTPFN likuma subjekti pārvalda riskus, dokumentē klientu izpēti un nodrošina iekšējās kontroles sistēmas (IKS) darbību. Regulators vērtē ne tikai dokumentu esamību, bet arī to, vai tie tiek izmantoti ikdienas darbā.
Tāpēc pirms VID pārbaudes ir svarīgi uzdot sev vienu vienkāršu jautājumu – vai mūsu uzņēmums spētu jebkurā brīdī pierādīt, ka NILLTPFN prasības tiek ievērotas?
VID mērķis nav atrast formālas kļūdas vai sodīt uzņēmumu par katru nepilnību. Pārbaudes galvenais uzdevums ir pārliecināties, ka uzņēmumā darbojas efektīva, riskos balstīta NILLTPFN sistēma.
Parasti pārbaudes laikā tiek vērtēti vairāki būtiski aspekti:
Svarīgi saprast, ka regulators vērtē ne tikai to, kas ir uzrakstīts dokumentos, bet arī to, kā šīs procedūras tiek īstenotas praksē.
Ja uz kādu no zemāk minētajiem jautājumiem atbilde ir "nē", tas var norādīt uz jomu, kuru nepieciešams sakārtot.
IKS ir viens no galvenajiem dokumentiem, ko VID lūgs uzrādīt.
Svarīgi pārliecināties, ka:
Veca vai internetā atrasta veidne nav pietiekama.
Katram NILLTPFN likuma subjektam jāspēj pamatot, kādi riski pastāv konkrētajā uzņēmumā.
Jānovērtē:
Svarīgi, lai risku novērtējums būtu dokumentēts un regulāri aktualizēts.
Klienta identifikācija nedrīkst būt formāla.
Pārliecinieties, ka tiek iegūta visa nepieciešamā informācija:
PLG identificēšana ir viena no biežāk vērtētajām jomām.
Svarīgi ne tikai iegūt informāciju no Uzņēmumu reģistra, bet arī izvērtēt, vai tā ir loģiska un atbilst faktiskajai situācijai.
Ja rodas šaubas, nepieciešama padziļināta izpēte.
Pirms sadarbības uzsākšanas jāpārbauda:
Jāizmanto aktuālie ES, ANO un citu piemērojamo sankciju saraksti.
Svarīgi ir saglabāt pierādījumus, ka pārbaude ir veikta.
Visiem klientiem nevajadzētu piemērot vienādu pieeju.
Klienti jāiedala, piemēram:
No riska līmeņa ir atkarīgs klienta izpētes apjoms un turpmākā uzraudzība.
Ja klients rada paaugstinātu risku, nepietiek ar standarta dokumentiem.
Var būt nepieciešams:
Viens no svarīgākajiem principiem ir vienkāršs:
Ja tas nav dokumentēts, regulatora skatījumā tas nav noticis.
Jāsaglabā:
Klientu izpēte nav vienreizējs process.
Regulāri jāpārbauda:
Uzņēmumam jāspēj pamanīt neparastus vai aizdomīgus darījumus.
Piemēram:
Pat vislabākā IKS nedarbosies, ja darbinieki nezinās, kā to piemērot.
Apmācībām jābūt:
VID bieži pieprasa pierādījumus par darbinieku apmācībām.
Uzņēmumā jābūt skaidri noteiktam:
Atbildības sadalījumam jābūt dokumentētam.
Svarīgi nodrošināt dokumentu uzglabāšanu atbilstoši normatīvo aktu prasībām.
Nepietiek tikai ar dokumentu iegūšanu – tiem jābūt pieejamiem arī vairākus gadus pēc darījuma attiecību beigām.
Likumi, VID vadlīnijas un uzņēmuma darbība mainās.
Tāpēc IKS nepieciešams regulāri pārskatīt un aktualizēt, nevis glabāt vienu dokumenta versiju vairākus gadus.
Šis ir pats svarīgākais jautājums.
VID pārbaudes laikā nepietiek pateikt:
"Mēs to darām."
Ir jāspēj uzrādīt:
Tieši spēja pierādīt atbilstību bieži nosaka pārbaudes rezultātu.
Praksē visbiežāk sastopamās nepilnības ir:
Lielāko daļu šo problēmu iespējams novērst vēl pirms VID pārbaudes.
VID NILLTPFN pārbaude nav notikums, kuram gatavoties tikai pēc paziņojuma saņemšanas. Uzņēmums, kurā darbojas efektīva iekšējās kontroles sistēma, regulāri tiek veikta klientu izpēte, dokumentēti lēmumi un apmācīti darbinieki, būs gatavs pārbaudei jebkurā brīdī.
Svarīgākais nav perfekta dokumentācija, bet gan sistemātiska un praksē īstenota pieeja risku pārvaldībai. Regulators arvien biežāk vērtē ne tikai to, vai uzņēmumā ir izstrādāti nepieciešamie dokumenti, bet arī to, vai tie tiek izmantoti ikdienas darbā un vai organizācija spēj pamatot pieņemtos lēmumus.
Savlaicīgi sakārtota IKS, regulāri aktualizēts risku novērtējums un kvalitatīvi dokumentēta klientu izpēte ļauj ne tikai veiksmīgāk iziet VID pārbaudi, bet arī būtiski samazina uzņēmuma juridiskos, reputācijas un finanšu riskus ilgtermiņā.
Nodarbību ciklā tiks aplūkotas iekšējās kontroles sistēmas (IKS) būtiskākās sastāvdaļas un to piemērošana atbilstoši spēkā esošajām NILLTPFN un Sankciju likuma prasībām.
Dalībniekiem tiks sniegts pārskats par klientu izpētes, risku novērtēšanas, sankciju kontroles un datu apstrādes procesiem, kā arī to organizēšanas pamatprincipiem uzņēmuma darbībā.
Papildu tiks aplūkoti jautājumi, kas saistīti ar risku pārvaldību praksē, sadarbības partneru kontroli un sankciju riska novērtēšanu. Kā arī tiks analizētas kontrolējošo iestāžu – VID un FID – prasības un pārbaužu pieeja, kā arī biežāk konstatētās nepilnības iekšējās kontroles sistēmās.
NILLTPFN pakalpojumu sniedzējiem ir svarīgi nodrošināt, ka viņu klienti un darījumi ir atbilstoši starptautiskajiem un vietējiem noteikumiem. Mūsu iekšējās kontroles sistēma palīdz uzņēmumiem efektīvi pārvaldīt riskus un nodrošināt atbilstību regulējumam.
Abonēt IKS metodikas, subjektu apmācības: NILLN.LV IKS komplekti
Reģistrēties bez maksas: PARTNERsafe risku pārvaldības platforma
Sadarbības partnera risks nav tikai reputācijas jautājums — tas var radīt tiešus NILLTPFN un sankciju pārkāpuma riskus jūsu organizācijai.
NILLTPFN likuma subjekti ir atbildīgi ne tikai par savu darbību, bet arī par to, ar kādiem partneriem tie sadarbojas. Nepietiekama sadarbības partneru pārbaude var kļūt par pamatu regulatīvām sankcijām un reputācijas zaudēšanai.
Daudzus gadus patiesā labuma guvēja (PLG) identificēšana daļai NILLTPFN likuma subjektu bija salīdzinoši vienkāršs process – tika pārbaudīti Uzņēmumu reģistra dati, klienta sniegtā informācija un iegūts apliecinājums par īpašnieku struktūru.
Tomēr pēdējos gados uzraugošo iestāžu un starptautisko organizāciju pieeja ir būtiski mainījusies. Arvien lielāks uzsvars tiek likts nevis uz to, vai PLG ir norādīts dokumentos, bet gan uz to, vai uzņēmums patiešām ir noskaidrojis, kas kontrolē klientu un kā tas ir pamatots.