Ārpakalpojuma grāmatvežu licencēšana

Kādi ir aktuālie jautājumi saistībā ar ārpakalpojumu grāmatvežu izglītību?

Ar 01.07.2023. ārpakalpojuma grāmatveža funkcijas var veikt specialisti, kuriem ir pirmā līmeņa profesionālo augstāka izglītība (koledžas izglītība) vai arī akadēmiskā augstākā izglītība (vismaz bakalaura grādu) grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā un tam ir vismaz triju gadu pieredze grāmatvedības jomā (pieredzes prasība attiecas tikai uz atbildīgo ārpakalpojuma grāmatvedi).

Kāpēc ārpakalpojumu grāmatveži nesteidzas licencēties?

Pirmais faktors – nestabila ekonomiskā situācija. Grāmatvežiem rodas jautājums, vai pa šo garo licencēšanas periodu, viņu klienti spēsies pārvarot ekonomiskās grūtības un turpināt savu biznesu vai nē.

Otrais faktors – daudziem ir aizdomas, ka pēc licences saņemšanas ārpakalpojuma grāmatvedis būs pastiprinātā VID pārbaudes lokā. Tomēr patiesībā ļoti iespējams, ka būs otrādi – VID būs aizdomas, kāpēc nelicencējas.

Trešais faktors – ārpakalpojuma grāmatveži vairs nevēlas būt par NILLTPFN subjektu un noslēdz darba līgumus ar saviem klientiem, kas visbiežāk līdzinās uzņēmuma līgumam. Tomēr, saskaņā ar jaunā Grāmatvedības likuma normām – pēc uzņēmuma līguma ir aizliegts kārtot grāmatvedību. Līdz ar to būs aktuāls jautājums: kurš šajā uzņēmumā kārto grāmatvedību?

Ceturtais faktors – līgumu pārslēgšana ar saviem klientiem no - grāmatvedības pakalpojuma uz – datu apstrādes pakalpojumu veikšanu, faktiski turpinot veikt grāmatveža darbus. Galvenais faktors, kurš izskaidro šo parēju – vairs nav nepieciešamības būt par NILL TPFN subjektu, nav vajadzības kārtot licencēšanas procedūru. Tomēr, datu apstrāde pēc savas būtības nav grāmatvedības pakalpojums. Jābūt ļoti uzmanīgiem, kas faktiski tiek darīts, lai turpmāk mazinātu riskus gan grāmatvedim, gan uzņēmumam kas saņem šī grāmatveža pakalpojumus.

Piektais faktors – licencēšanas procesa atlikšana uz pēdējo brīdī. Šajā gadījumā pastāv risks, ka “pēdējā brīža” pieteikumu apstrāde var aizkavēties, lēmumu pieņemšana par licences piešķiršanu var būt pagarināta, uz zaudētājs būs tieši ārpakalpojuma grāmatvedis, kurš kādu laiku līdz VID pozitīva lēmuma pieņemšanas brīdim, bez licences nevarēs sniegt pakalpojumu saviem klientiem.

Kādas ir ārpakalpojuma grāmatvedības nelicencēšanas sekas?

Ja NILLTPFN likuma subjekts nav saņēmis licenci, uzraudzības un kontroles institūcija ir tiesīga piemērot šādas sankcijas:

• izteikt publisku paziņojumu, norādot par pārkāpumu atbildīgo personu un pārkāpuma būtību;
• izteikt brīdinājumu;
• uzlikt par pārkāpumu atbildīgajai personai (fiziskajai vai juridiskajai) soda naudu divkāršā apmērā no pārkāpuma rezultātā iegūtās peļņas (ja to iespējams aprēķināt) vai citādu soda naudu līdz 1 000 000 eiro;
• apturēt vai pārtraukt darbību, apturēt saimniecisko darbību, piemērot liegumu izmaiņu reģistrācijai komercreģistrā komercsabiedrības reorganizācijai un dalībnieku maiņai, un dot kredītiestādēm vai maksājumu pakalpojumu sniedzējiem rīkojumus par likuma subjekta norēķinu operāciju daļēju vai pilnīgu apturēšanu;
• noteikt pagaidu aizliegumu par pārkāpumu atbildīgajai personai pildīt tai likuma subjekta noteiktos pienākumus;
• pienākumu veikt noteiktu rīcību vai atturēties no tās;
• uzlikt par pienākumu likuma subjektam atcelt par pārkāpumu atbildīgo personu no amata.

Kam jābūt iekšējās kontroles sistēmas sastāvā pēc NILLTPFN likuma grozījumiem?

Šīs punkts attiecas uz Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma (NILLTPFN) subjektiem, t.i. ārpakalpojuma grāmatvežiem.

12.07.2021. NILLTPFN likumā bija pieņemti būtiskie grozījumi, kas paredz, ka sākot ar 01.01.2022. iekšējas kontroles sistēmas sastāvs būs šāds:

• NILLTPFN likuma normas nodrošināšanas metodika;
• Starptautisko un Latvijas Republikas sankciju likuma prasības nodrošināšanas metodika;
• Fizisko personu datu apstrādes un aizsardzības metodika.

Kādiem principiem jābūt aprakstītiem personu datu apstrādes un aizsardzības metodikā?

Fizisko personu datu apstrādes un aizsardzības metodikā attiecībā uz NILLTPFN likumu, obligāti jābūt aprakstītiem šādiem principiem par:

• datu apstrādes procesa organizāciju;
• dokumentu plūsmas sadalījumu:
  • ārējo un iekšējo dokumentu apstrāde;
  • obligātas prasības NILLTPFN likuma subjektiem;
  • datu aizsardzības noteikumu ievērošana, novērtējot NILLTPFN riskus saviem klientiem
• atbildīgās personas iecelšanu;
• darbinieku instruēšanu par datu apstrādi;
• darbinieku apmācībām;
• darbinieku pienākumiem;
• grāmatvedības informācijas drošības nodrošināšanu;
• datorsistēmu drošību;
• dokumentu glabāšanas drošību;
• grāmatvedības dokumentu uzglabāšanas procesu papīra un elektroniskiem dokumentiem;
• grāmatvedības dokumentu iznīcināšanu.

Uzņēmumiem, kuriem bija sakārtots jautājums par fizisko personu datu apstrādei un aizsardzību Datu aizsardzības regulas (GDPR) kontekstā un izstrādāts atbilstošais dokuments, būs diezgan viegli papildināt to ar NILLTPFN likuma grozījumu prasībām.